De Excel.
Iemand hield twee maanden bij hoe lang een kamer duurde. Klopte aardig. Toen werd het druk, en sindsdien staat er niets meer in. Een cijfer dat je met de hand moet voeden, veroudert precies op het moment dat je het nodig hebt.
Voor hotels van 25 tot 99 kamers die op Mews draaien
Je kent je RevPAR tot achter de komma. Wat kost het schoonmaken van kamer 214?
Voor je omzet heb je vier cijfers. Voor housekeeping, je grootste variabele kostenpost, heb je er geen één. FrezhUp meet hoe lang elke kamer werkelijk duurt en rekent dat om naar euro's. Per kamer, per kamertype, per persoon, inclusief de uitzendkracht die het dubbele kost.
Laat mijn kostprijs uitrekenen
In 30 minuten. Met jouw kamers, jouw tarieven, jouw bezetting.
Kamer 214dubbel, vertrek
Gecontroleerd- Tijd op de vloer
- 23 min gemeten
- Uurtarief, eigen kracht
- € 16,50
- Materiaal, dubbelkamer
- € 2,10
Kostprijs van deze kamer
€ 8,43
Dezelfde kamer door een uitzendkracht: € 14,75
Voorbeeldcijfers. In het gesprek staan hier die van jou.
Het probleem
Het is donderdagmiddag. Hoeveel mensen zet je in op zaterdag?
Je kijkt naar de aankomsten. Je kijkt naar de vertrekken. Je denkt: vier. Misschien vijf, want er zitten twee suites tussen.
Je boekt er vijf.
Zaterdag om half twee is iedereen klaar en staan er twee koffie te drinken. Of het is kwart over vier, de laatste kamer is nog niet af en de gast staat al bij de balie.
Allebei kost geld. Je weet alleen nooit hoeveel.
Eind van de maand komt de factuur van het uitzendbureau. Vierhonderd euro hoger dan je dacht. Je scrolt door de weken en je kunt niet aanwijzen welke dagen voor die hogere kosten zorgden.
Dat is niet omdat je slecht plant. Het is omdat je stuurt op een schatting die niemand ooit heeft nagemeten.
Herken je die factuur? Reken dan even mee.
Je schoonmaakkosten dit jaar
€ 88.786
En van geen enkele euro weet je naar welke kamer hij ging.
En dit bedrag hangt op één getal: 25 minuten per kamer. Dat heb je nooit gemeten. Zit je er vijf minuten naast, dan scheelt dat € 17.757 per jaar. Meer of minder, en je weet niet welke van de twee.
Aannames: 70% bezetting, 25 minuten per kamer, 30% van het werk ingehuurd. Die eerste twee zijn precies de getallen die je nu niet weet. Daar gaat deze pagina over.
Dit is een schatting op drie getallen. Het echte cijfer heb je in een half uur.
Laat mijn kostprijs uitrekenenWat je al probeerde
Je hebt dit al opgelost. Drie keer.
De housekeeping-module in je PMS.
Die is gratis en houdt bij welke kamer schoon is. Dat is statusbeheer, geen kostprijs. Er staat nergens een bedrag.
De housekeeping-app.
Taken, checklists, pushberichten, een dashboard met percentages. Kijk zelf op hun sites: minuten bespaard, procenten efficiency, ROI-slides. Nergens een euro. Geen tarief per persoon, geen onderscheid tussen je eigen kracht en de uitzendkracht die twee keer zoveel kost.
Ze meten allemaal hetzelfde ding: activiteit. Jij wilt weten wat het kost.
Als je één cijfer mocht kiezen om je housekeeping op te sturen, zou het dat cijfer zijn.
Hoe het werkt
Eén cijfer, en het komt van de vloer
De housekeeper tikt bij het binnengaan op start en bij het weggaan op klaar. Twee tikken. Geen invoer, geen formulier, geen typen.
Daar komt precies één ding uit: hoe lang die kamer werkelijk duurde. Geen schatting, geen gemiddelde uit een rooster, maar de tijd die er die dag echt in is gegaan.
Dat ene getal is alles wat FrezhUp nodig heeft. De rest is rekenwerk, en dat gaat zo:
De tijd is gemeten, niet geschat.
Kamer 214 duurde 23 minuten. Niet "ongeveer een half uur" en niet afgeleid uit een rooster tegen bezetting. Gemeten, op die dag, door die persoon.
Het uurtarief staat per persoon.
Je eigen kracht kost iets anders dan een oproepkracht en iets heel anders dan iemand via het uitzendbureau. FrezhUp rekent met het tarief van degene die de kamer echt deed.
Materiaal telt mee.
Linnen en amenities per kamertype, plus wat een romantisch pakket of een babybedje extra kost.
Tijd × tarief + materiaal = wat die kamer heeft gekost. Elke kamer, elke dag.
Daaruit rolt vanzelf: wat een kamertype gemiddeld kost, waar de uitschieters zitten, wat een persoon per kamer kost, en wat morgen gaat kosten voordat morgen begint.
Vooruitkijken
Zaterdag kost €412. Dat weet je op donderdag.
Zodra de kostprijs klopt, kun je vooruit rekenen. FrezhUp haalt de aankomsten en vertrekken uit Mews en zet er de gemeten tijd naast.
Zeven dagen vooruit zie je per dag: hoeveel kamers, hoeveel uur werk, hoeveel mensen daarvoor nodig zijn, en wat het kost. Zet je er een dagbudget bij, dan verspringt het bedrag naar oranje zodra de dag eroverheen gaat.
Dan is de vraag op donderdag niet meer "vier of vijf?".
Dan staat er: vier mensen is €412, en je komt 40 minuten tekort. Vijf is €489 en het past.
Vier of vijf, met een bedrag erbij. Dat is geen andere app. Dat is een ander gesprek op donderdag.
Dat is het verschil tussen plannen en gokken.
Voorbeeldweek met demodata. Dagbudget € 380: zaterdag springt eroverheen.
Zaterdaguitgelicht uit de week
Probeer: zet er een housekeeper bij of af
Werk zaterdag
16,8 u
22 kamers · gemeten tijd
Housekeepers
5
diensten van 5,5 uur
Kosten zaterdag
€ 489
past, met 20 minuten over
je komt 40 minuten tekort
arbeid € 453 · materiaal € 36
Dit is wat er op jouw donderdag zou staan.
Laat mijn kostprijs uitrekenenOp de vloer
De concurrent is geen software. Het is een streep op een A4.
Papier hapert nooit, logt nooit in en laadt nooit. Alles wat je housekeepers moeten doen, moet sneller zijn dan dat. Anders gebruiken ze het niet en heb je geen cijfer.
Daarom:
Vandaag 3 van 8 klaar
117vertrek19 min
121stay-over
125vertrek · Twin
Tik kamer 118 aan
118
vertrek · Dubbel
Tik 2: starten bij het binnengaan
118
0:00
gestart om 10:12
Tik 3: afmelden bij het weggaan
Kamer 118 klaar
23 min · gemeten
schoon gemeld in Mews
3 tikken, klaar
Starten en afmelden kost samen drie tikken.
Geen scrollen, geen zoeken, nooit verplicht typen.
Het werkt zonder verbinding.
In een betonnen trappenhuis op de vierde verdieping is geen wifi. De tikken komen later binnen, op het juiste tijdstip.
Vier talen.
Nederlands, Engels, Oekraïens en Russisch. Beeld draagt de betekenis, tekst bevestigt alleen.
Inloggen met een pincode.
Geen werkmail nodig, geen wachtwoord dat iemand vergeet.
Wat kapot is meldt de housekeeper met één tik en een foto. Geen briefje meer op de balie.
Wat je housekeeping manager gaat vragen
Dit is het gesprek waarin dit soort plannen sneuvelen. Zij hoort "we gaan meten hoe lang elke kamer duurt en wat elke persoon kost" en denkt: er komt een stopwatch op mijn mensen.
Drie dingen om haar te geven.
De meting bestaat om de bezetting te plannen en de factuur van het uitzendbureau te verklaren. Niet om iemand af te rekenen op een minuut.
De housekeeper krijgt er iets voor terug. Ze ziet haar eigen kamers, haar eigen tijden en haar eigen punten per beurt. Voor het eerst is het werk dat om vier uur van het scherm verdwijnt ergens geteld.
En je housekeeping manager wint hier zelf het meest. Ze vraagt al jaren om een extra kracht op zaterdag. Vanaf nu vraagt ze dat met een getal erbij.
De koppeling
Je zet hem aan door in te loggen bij Mews
FrezhUp koppelt met Mews. Vertrekken, stay-overs en aankomsten komen rechtstreeks binnen, dus niemand typt 's ochtends nog over wie er weggaat.
Stay-overs gaan op jouw ritme. Maak je ze elke dag, dan elke dag. Doe je bij twee of drie nachten niets tussendoor, dan zet je dat één keer in en klopt het daarna vanzelf.
Verder verandert er niets aan hoe je werkt. Je receptie blijft in Mews werken, je housekeepers lopen dezelfde ronde. We zetten het stap voor stap aan, in jouw tempo, en je eerste betrouwbare cijfer heb je na twee weken meten.
De kamerstatus gaat ook terug: schoon gemeld wordt Clean, vrijgegeven wordt Inspected. Je receptie ziet in Mews wat de vloer in FrezhUp doet.
Wat er niet binnenkomt: gastnamen, boekingsnummers, e-mailadressen. FrezhUp vraagt ze niet op en slaat ze nergens op. Alleen kamer, datum en soort schoonmaak. Meer is er voor dit cijfer niet nodig.
Koppeling · Mews
verbonden- Vertrekken, stay-overs en aankomsten komen binnen14 kamers
- Schoon gemeld gaat terug als Clean
- Vrijgegeven gaat terug als Inspected
- Gastnamen, boekingsnummers, e-mailadressenkomen niet binnen
laatste synchronisatie vandaag 06:58 · gelukt · 1,2 s
De maker
Dit komt niet van een productmanager
FrezhUp is gebouwd door Max van Nunen, na drieënhalf jaar op de vloer in een hotel in Almelo.
Dat is geen sfeerbeschrijving, het zit in het product.
Neem de uitzendkracht die het dubbele kost. Geen enkel ander pakket rekent daar mee. Zoiets bedenk je alleen als je het zelf hebt betaald. Net als een pincode in plaats van een werkmail. Net als vier talen op de vloer.
Elk scherm dat je hierboven ziet is gebouwd om één vraag te beantwoorden die op die vloer echt gesteld werd.
Open kaart
Wat je hier niet ziet
Geen klantlogo's. Geen citaten van hotelmanagers. Geen "vertrouwd door 500 hotels".
Die heb ik niet, en ik ga ze niet verzinnen. FrezhUp is nieuw. Er draait een werkend systeem, je ziet hierboven precies wat het laat zien, en de eerste hotels zijn nu aan de beurt.
Dat betekent twee dingen voor jou.
Het risico is dat je met iets nieuws in zee gaat. Reëel, en dat weeg je zelf.
Wat ik wel kan doen is zorgen dat je er niets aan overhoudt als het misloopt. Je metingen en je kostprijzen blijven van jou: je haalt ze er op elk moment uit, ook als je stopt. En de koppeling en de inrichting doe ik erbij, dus je begint zonder opstartkosten.
Het voordeel is dat ik nu tijd heb die ik over twee jaar niet meer heb. Je praat met degene die het gebouwd heeft, niet met een accountmanager. Wat je mist, bouw ik erbij.
Het voorstel
Ik reken het gewoon voor je uit
Geen demo waarin ik dertig minuten schermen laat zien.
Je brengt drie getallen mee: het aantal kamers, je kamertypes en wat je housekeeping per uur kost, eigen mensen en ingehuurd. Ik zet het in FrezhUp en we kijken samen naar het cijfer dat eruit komt.
Dertig minuten. Je houdt het cijfer, ook als je verder niets doet.
Als het je niets vertelt wat je nog niet wist, dan is dat het antwoord en ben je een half uur kwijt. Als het je wél iets vertelt, weet je meteen waar het over gaat.
Wat het daarna kost hangt af van je aantal kamers. Dat hoor je in datzelfde half uur, en je hoeft er niets mee.
Je krijgt een cijfer dat je nu niet hebt, en het kost je dertig minuten. Wat is de reden om dat niet te doen?
Praat je met meer partijen? Zet mij als laatste.
Kies zelf een moment in mijn agenda. Ik doe deze doorrekening zelf, dus het zijn er een paar per week.
P.S. Zolang je geen kostprijs per kamer hebt, stuur je je grootste variabele kostenpost op gevoel. Dat gaat maanden goed en dan ineens niet, en dan is het eind van het kwartaal. Dertig minuten en je weet wat een schone kamer bij jou kost.
En bedenk dit: de kostprijs van het afgelopen halfjaar kun je niet meer uitrekenen. Die tijd is niet gemeten en komt niet terug. Die van het komende halfjaar bestaat alleen als je nu begint te meten.
P.P.S. Draai je nog niet op Mews maar op Apaleo? Zeg het even. Die koppeling staat als volgende op de lijst en ik bouw hem liever met een hotel dat meekijkt.